NL EN
  • Home»
  • Weblog »
  • Het belang van heldere en eenduidige aanbestedingsdocumentatie

Het belang van heldere en eenduidige aanbestedingsdocumentatie

Een helder en eenduidig programma van eisen is van essentieel belang in een aanbestedingsprocedure. Daarmee werden de Gelderse gemeenten Duiven, Westervoort, Rijnwaarden en Zevenaar deze week nog eens geconfronteerd. Deze gemeenten startten onlangs een aanbestedingsprocedure voor een gezamenlijke ict-infrastructuur. De procedure werd begeleid door adviesorganisatie voor ICT-inkoop CHvV. In samenwerking met die adviesorganisatie werd een programma van eisen opgesteld met 250 eisen.

 

In de offertefase kwamen de vier leveranciers echter in totaal met maar liefst 220 vragen over het programma. Daarop kwamen de gemeenten tot de conclusie dat het programma van eisen te veel ruimte laat voor vragen en is de aanbestedingsprocedure gestaakt. In de loop van dit jaar zal een nieuwe aanbestedingsprocedure gestart moeten worden. Het adviesbureau CHvV zal daarbij niet meer ingeschakeld worden. De gemeenten denken eraan om de opdracht niet meer als geheel aan te besteden, maar onderdelen apart te gunnen.

 

Het is niet uitzonderlijk dat tijdens een aanbestedingstraject blijkt dat de eisen uit de aanbestedingsdocumentatie niet eenduidig genoeg zijn. Wanneer de eisen op verschillende manieren geïnterpreteerd kunnen worden, leidt dat vaak tot aanpassingen op de aanbesteding, die al gauw als meerwerk (en dus extra kosten) worden gerekend door de leverancier.

 

Zoals uit het voorbeeld hierboven blijkt is zelfs een zorgvuldige voorbereiding en professionele begeleiding niet altijd genoeg om onduidelijkheid te voorkomen. Gelukkig kwamen de gemeenten al in een vroeg stadium tot de conclusie dat de eisen niet helder genoeg waren, zodat ze deze nog kunnen aanpassen voordat er een overeenkomst is gesloten met een van de leveranciers.

 

Veel problematischer is het wanneer na ontwikkeling van het systeem blijkt dat de eisen anders geïnterpreteerd zijn door de leverancier (al dan niet bewust). De aanbestedende dienst zit dan met een systeem dat niet past in de organisatie en eigenlijk helemaal niet voldoet aan de gestelde eisen zoals die door haar geïnterpreteerd worden.

 

Om juridische problemen hieromtrent te voorkomen is het in sommige gevallen aan te raden om een testperiode op te nemen in de aanbesteding. Op die manier kan reeds voor het zetten van de definitieve handtekeningen geïnventariseerd worden of de leverancier voldoet aan de eisen zoals die door de aanbestedende dienst geïnterpreteerd worden. Bovendien kan met zo’n testfase ook de samenwerking en de kwaliteit van de leverancier geëvalueerd worden. Het is uiteraard aan te raden om vooraf goed vast te leggen waarop precies getest gaat worden en hoe de test uitgevoerd wordt.

BRON: Computable


PAGINA DOORSTUREN

DEZE PAGINA IS SUCCESVOL DOORGESTUURD!

REACTIE (1)

Jocelyne Tophoff donderdag 24 maart 2011 11:25

goede tips! Zou certificering ook niet een midddel kunnen zijn om dit soort problemen te voorkomen?

EEN REACTIE PLAATSEN

UW E-MAIL ADRES WORDT NIET GETOOND AAN ANDERE BEZOEKERS.

  1. NAAM
  2. E-MAILADRES
  3. BERICHT
  4. WANNEER U DEZE REGEL KUNT LEZEN, VUL HET VOLGENDE VELD DAN NIET IN!
  5.